Die fortschreitende Digitalisierung und die Globalisierung bringen neue Möglichkeiten für Unternehmen und Teams mit sich.

Als Online-Agentur kennen wir uns bestens mit der Zusammenarbeit von virtuellen Teams aus. Absprachen müssen getroffen, Dokumente geteilt und zusammen bearbeitet werden. Mit den richtigen Tools und einer notwendigen Disziplin verlieren die Teammitglieder auch nicht die Übersicht und die Zusammenarbeit funktioniert. Daher wollen wir euch ein paar kleine Werkzeuge vorstellen, die das Social Web bietet, um delinear und raumunabhängig zusammenzuarbeiten.

Bevor wir aber beginnen, möchten wir voranstellen, dass die Bedenken um den Datenschutz beachtet werden müssen und sensible Unternehmensdaten nicht auf dem Service eines Dritten Anbieters gelagert werden sollten. Daher sind unternehmensinterne Netzwerke immer noch notwendig, auch wenn nicht immer jeder Mitarbeiter von überall Zugriff darauf hat.

Welche Möglichkeiten existieren für die virtuelle Teamarbeit?

Collaborationsnetzwerke bieten die Möglichkeit, Texte, Brainstorming oder organisatorische Koordinationen gemeinsam zu meistern. Dabei ist die simultane Bearbeitung bzw. Nutzung der Tools möglich. Vertreter sind beispielsweise Doodle und Google Kalender, um Termine zu koordinieren oder Zugriff auf Schichtpläne zu erhalten. Bei Mindmaster können Mindmaps gemeinsam erstellt werden. Eine Testversion ist dabei ohne Registrierung möglich. Gemeinsame Texte simultan zu verfassen ist beispielsweise ohne Registrierung mit Etherpad möglich. Ähnlich dieser Werkzeuge sind Documents- und Contentanbieter, die das Online-Stellen, Teilen und Rezipieren von Dokumenten ermöglichen. Notwendig dafür ist eine Registrierung. Ein Beispiel sind Google Docs, dabei können Dokumente, Präsentationen und z. B. Tabellen gleichzeitig bearbeitet werden und eine parallele Kommunikation dazu ist möglich. Dropbox ist ein gemeinsamer Online-Ordner, in dem Dokumente jedoch nicht parallel bearbeitet werden können. Weitere öffentliche Teilmöglichkeiten sind Prezi und Slide Rocket, die dynamische, originelle und moderne Präsentationen bieten.

Eine der älteren Kommunikations-Funktionen sind Instant Messenger. Der Austausch ist in Gruppen oder zwischen zwei Menschen möglich. Vertreter sind Skype, ICQ oder Google Talk. Dafür ist eine Registrierung notwendig. Möglich sind neben Chats auch Videokonferenzen und das Verschicken von Dateien. Jabber bietet verschlüsselte Kommunikationen an, welches gerade für den Austausch von sensiblen Daten hilfreich ist. Telefonkonferenzen sind die konservativen Vertreter, die frei oder mit einem Moderator abgehalten werden können.

Social Networks dienen nicht nur dem Aufbau und Pflege von Beziehungen, sondern auch dem Informationsaustausch. Beispiele sind Facebook, Google+ oder XING. Mit einem Account können Gruppen und Seiten gegründet werden, um sich über ein Thema auszutauschen. Ebenfalls kann eine one-to-one oder one-to-many Kommunikation verfolgt werden.

Eine weiteres Tool sind Wikis, welche offiziell oder inoffiziell genutzt werden können. Jeder Nutzer kann von überall die Daten bearbeiten, sammeln und nutzen. Es eignet sich beispielsweise ebenfalls für Schichtpläne, gemeinsame Recherche-Ergebnisse und Textbearbeitung. Wikis dienen, wie z. B. auch Dropbox, zur Wissensbewahrung und -teilung.

Neben den modernen Tools gibt es natürlich immer noch die beliebte E-Mail. Allerdings führen gemeinsame Besprechungen relativ schnell zu einem gefühlten SPAM-Effekt. Ein Intranet sollte auf jeden Fall in jedem Unternehmen Einklang finden, da es weniger Probleme mit dem Datenschutz gibt. Voraussetzung hierfür ist eine IT-Abteilung, die die Aktualität und Sicherheit gewährleistet.

Natürlich gibt es noch viele weitere Tools. Ihr könnt gern unsere Liste ergänzen und eure Erfahrungen mit anderen teilen.

Jenny Mittrach

Jenny ist der Kopf des Contentbereiches und ist somit für die Koordination und den Ablauf der Redaktionsprojekte zuständig. Ihre Expertise werden wir jedoch in den verschiedensten Blog-Kategorien finden.

mehr erfahren ...