Das umgangs­sprachliche Homeoffice hat arbeitsrechtlich viele Facetten. Da ist der Telearbeitsplatz, der gemeinhin als Homeoffice betitelt wird. Dann gibt es das mobile Arbeiten, wo der Arbeitsplatz auch im Zug oder Café sein kann. Egal, ob Homeoffice oder mobiles Arbeiten – Datenschutz ist immer wichtig.

Datenschutz im Homeoffice

Durch die Corona-Krise hat sich das Arbeiten am Telearbeitsplatz noch mehr verbreitet. Doch wenn der Arbeitnehmer von zuhause arbeitet, muss das Unternehmen auch dort dafür sorgen, dass die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundes­daten­schutzgesetz (BDSG) eingehalten werden. Zumindest dann, wenn der Arbeitnehmer regel­mäßig personenbezogene Daten verarbeitet. Aber das wird wohl auf fast jeden zutreffen, der sein Office ins Wohnzimmer verlegt hat.

Was ist aus Sicht des Unternehmens wichtig

Der Mitarbeiter ist im Homeoffice für die Einhaltung des Datenschutzes selbst verantwortlich. Weit gefehlt. Denn auch wenn ein Mitarbeiter zuhause arbeitet, bleibt der Arbeitgeber im Sinne der DSGVO verantwortliche Stelle. Das heißt also, dass das Unternehmen Sorge tragen muss, dass auch beim Arbeitsplatz Daheim die DSGVO und das BDSG bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingehalten werden müssen. Als verantwortliche Stelle muss das dein Unternehmen sogar sicherstellen.

Wie Datenschutz im privaten Umfeld funktionieren kann

Eine kleine Anekdote zum Thema IT-Sicherheit zuhause. Bei unseren Mitarbeitern achte ich sehr darauf, dass diese immer ihren PC sperren, wenn sie nicht am Computer sind. Das stete Hinweisen darauf hat dazu geführt, dass meine Kollegin Daniela, die zuhause gearbeitet hat und alleine in der Wohnung war, pflichtbewusst und quasi automatisch ihren Computer gesperrt hat, als sie sich einen Kaffee aus der Küche holen wollte. Da hat sich jahrelanges „Training zum Schutz personen­bezogener Daten“ endlich mal ausgezahlt…

Doch zurück zur Frage: Wie kann Datenschutz im privaten Umfeld funktionieren? Mein Rat lautet, die Mitarbeiter für dieses Thema immer wieder zu sensibilisieren und zur belehren. Natürlich muss der PC daheim auch vor dem Zugriff Dritter gesichert werden, auch wenn nur der eigene Partner daheim ist. Als Arbeitgeber solltest du deine Arbeitnehmer belehren, dass auch Zuhause beim Verlassen der PC zu sperren ist.

Weise deine Mitarbeiter auch darauf hin, dass zuhause (und auch sonst wo) keine Unterlagen mit sensiblen Daten offen herum liegen. Im Homeoffice bietet sich hier ein verschließbares Schubfach an. Unterwegs sollten Unterlagen in die Tasche geräumt und mitgeführt werden. Insbesondere sind auch USB-Sticks und andere mobile Datenträger auf diese Art zu sichern. So kannst du als Arbeitgeber, aber auch als Arbeitnehmer, schnell und einfach für den Schutz von Daten sorgen.

Mobiles Arbeiten und Datenschutz

Dein Unternehmen setzt auf mobiles Arbeiten, statt Telearbeitsplatz im Homeoffice? Auch hier gelten die gleichen Regeln wie beim Homeoffice. Denn auch bei mobilen Arbeitsplätzen gilt die Einhaltung der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetztes. Doch anders als beim Telearbeitsplatz gilt es hier noch stärker für die Daten­sicherheit zu sorgen. Denn im Gegensatz zum Homeoffice ist der Mitarbeiter frei in der Wahl seines Arbeitsplatzes. Er kann also auch im Café um die Ecke arbeiten, wenn er möchte.

Was man als Arbeitgeber bei Mobiler Arbeit beachten sollte

Wie schon erwähnt, ist der Mitarbeiter beim mobilen Arbeiten nicht an einen festen Arbeitsplatz zuhause gebunden. Neben dem Arbeitsrecht ist insbesondere die Einhaltung der DSGVO eine Herausforderung für Unternehmen, die diese Form des Arbeitens ihren Mitarbeitern anbieten.

Natürlich solltest du auch hier deine Mitarbeiter belehren und sensibilisieren, dass sie die DSGVO und das BDSG einhalten, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten. Aber auch die Einhaltung technischer Vorkehrungen in der IT-Infrastruktur sind hier besonders wichtig.

So solltest du deine Angestellten unbedingt davor warnen, private WLAN-Netze zu nutzen, die offen, kostenfrei und unverschlüsselt zur Verfügung stehen. Stattdessen solltest du auf die Hotspot-Funktion des beruflichen Handys des Mitarbeiters setzen. Auch hier gilt, dass dieser WLAN-Hotspot nicht frei zugänglich sein sollte.

Eine weitere Möglichkeit der technischen Vorsorge im Datenschutz ist ein VPN-Zugang. Wenn du die Nutzung einer VPN-Verbindung zum Arbeiten erzwingst, kannst du zumindest teilweise sicherstellen, dass keine Daten dein Netzwerk verlassen. Eine kleine Maßnahme mit großer Wirkung.

Wie Datenschutz bei Mobilen Arbeiten nicht funktionieren sollte

Hier noch eine Anekdote, wie es nicht laufen sollte: Ich war mit meinem Kollegen Robert P. in einer externen Kantine zum Mittagessen. Am Nachbartisch saß ein Herr, der offensichtlich mobiles Arbeiten machte. Plötzlich klingelte sein Handy und offensichtlich wollte er das Gespräch in Ruhe führen. Er ging also nach draußen und ließ alles zurück. Das Notebook hatte er nicht gesperrt. Die Unterlagen lagen auf dem Tisch. Viele, viele Minuten lang. Es wäre genügend Zeit gewesen, um sich alles mal anzuschauen, was er so auf dem Rechner und in den Unterlagen stehen hatte.

Pro-Tipp: Online-Kurs für Arbeitnehmer

Natürlich wirst du deine Mitarbeiter sicher regelmäßig zum Thema Datenschutz schulen. Aber trotzdem gibt es auch den ein oder anderen Online-Kurs, der dein Wissen noch mal auffrischt. Mein Tipp an dieser Stelle: Schau doch mal auf myCompetence.de. Das ist eine Online-Akademie des TÜV Rheinland. Dort findest du einen Online-Kurs zum Thema „Home-Office Hero – Sicher in Home-Office arbeiten“. Vielleicht ist das ja was für dich bzw. deine Arbeitnehmer?

Zum Schluss noch ein wichtiger Hinweis in eigener Sache: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen.

Marcel Päßler

Als Chief Operating Officer leitet Marcel das operative Geschäft und ist unser Mann für die Bereiche Analyse, Daten- und Arbeitsschutz sowie Personalentwicklung. Zu diesen Themen schreibt er in unserem Blog – auch wenn er immer behauptet, dass er dafür kein Talent hat.

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